Algemeen

Deze privacyverklaring beschrijft hoe CodaBox, deel van Isabel Group (“Isabel”, “we”, “ons”, “ons”, “onze”), met kantoren aan de Diestsepoort 1 – 3000 Leuven (telefoon: +32 2 880 84 80), als verwerkingsverantwoordelijke, de persoonsgegevens verwerkt die we van u verzamelen via de website www.bookmate.be en wanneer u de BookMate-services gebruikt.

Informatie die we verzamelen

Wanneer u zich inschrijft voor de BookMate-services via onze website, verzamelen we de volgende soorten persoonsgegevens over u:

  • Identificatiegegevens: uw naam, telefoonnummer, IAB/BIBF-lidnummer en e-mailadres;
  • Werkgegevens: de naam van het bedrijf waarvoor u werkt en het adres;
  • Informatie over u: uw taalvoorkeur.

Terwijl u onze website bezoekt, verzamelen we de volgende soorten persoonsgegevens over u:

  • Identificatiegegevens: uw IP-adres;
  • Gegevens met betrekking tot de veiligheid: veiligheidslogs, verbindings- en activiteitenlogs en de user agent van uw webbrowser.

Wanneer u de BookMate-services gebruikt, verzamelen we de volgende soorten persoonsgegevens over u:

  • Identificatiegegevens: uw naam en titel, e-mailadres, faxnummer, telefoonnummer en uw IP-adres;
  • Informatie over u: uw voorkeurstaal;
  • Werkgegevens: naam, adres, btw-nummer, rechtsvorm, bankrekeningnummer, financiële dienstverleners;
  • Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, logboeken voor verbindingen en activiteiten en de user-agent van uw webbrowser.

Wanneer u de BookMate-services gebruikt, is en blijft u of uw boekhouder de controller van de andere persoonlijke gegevens die zijn geüpload; we handelen als processor voor deze gegevens.

Cookies

Wij gebruiken cookies op onze website om statistieken te verzamelen over het aantal unieke bezoekers en bekeken pagina’s. Een cookie is een klein tekstbestand dat op uw computer of smartphone wordt gedownload wanneer u een website bezoekt. Het stelt de website in staat om die computer of smartphone te herkennen en informatie op te slaan over uw voorkeuren of eerder uitgevoerde handelingen. We gebruiken vier soorten cookies op onze websites:

  • Essentiële cookies: deze cookies zijn nodig om de websites goed te laten functioneren en u de gevraagde diensten te kunnen leveren. U kunt deze cookies blokkeren en verwijderen met behulp van de parameters van uw webbrowser, maar dit kan de goede werking van de websites in het gedrang brengen.
  • Analysecookies: deze cookies worden gebruikt om het aantal unieke bezoekers van onze websites en het aantal bekeken pagina’s te meten. U kunt deze cookies blokkeren en verwijderen met behulp van de parameters van uw webbrowser.
  • Advertentiecookies: deze cookies worden alleen geplaatst nadat we uw toestemming hebben ontvangen. We gebruiken ze om u beter te leren kennen en om u reclame aan te bieden die beter aansluit bij uw behoeften en voorkeuren.
  • Tracking cookies: deze cookies worden alleen geplaatst nadat we uw toestemming hebben ontvangen. We gebruiken ze om u beter te leren kennen en u te herkennen wanneer u onze website herhaaldelijk bezoekt.

De volgende cookies kunnen door onze website worden geplaatst, afhankelijk van de parameters van uw webbrowser en van uw voorafgaande toestemming:

Naam cookie Type Doel Duur van de opslag
SERVERID[ID] Essentieel Slaat informatie op met betrekking tot de sessie. Tot het einde van de browsersessie
wp-settings-1 Essentieel Slaat informatie op met betrekking tot de voorkeuren van de gebruiker. 1 jaar
wp-settings-time-1 1 jaar
CONSENT Essentieel Geplaatst door Google om een spoor van toegestane of geweigerde toestemming te behouden. 19 jaar
CONSENT Essentieel Geplaatst door YouTube (Google) om een spoor van toegestane of geweigerde toestemming te behouden. 19 jaar
HSID Essentieel Geplaatst door Google om gebruikers te verifiëren, frauduleus gebruik van inloggegevens te voorkomen en gebruikersgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde partijen. 6 maanden
HSID Essentieel Geplaatst door YouTube (Google) om gebruikers te verifiëren, frauduleus gebruik van inloggegevens te voorkomen en gebruikersgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde partijen. 6 maanden
VISITOR_INFO1_LIVE Essentieel Geplaatst door YouTube (Google) om uw voorkeuren op te slaan en om te bepalen welke versie van de YouTube-interface u gebruikt. 240 dagen
_ga Analyse Tellen anonieme bezoekers door Google Analytics. 2 jaar
_gat_gtag_[User ID] 1 minuten
_gid 1 dag
PREF Analyse Slaat een ID op die door YouTube (Google) wordt gebruikt om statistieken te maken over welke YouTube-video’s u op verschillende websites hebt bekeken. 10 jaar
YSC Tot het einde van de browsersessie
1P_JAR Advertentie Geplaatst door Google om advertenties aantrekkelijker te maken voor gebruikers en waardevoller voor uitgevers en adverteerders en om informatie over uw voorkeuren te onthouden, zoals de taal of regio van uw voorkeur. 1 maand
APISID 6 maanden
NID 6 maanden
SAPISID 6 maanden
SID 6 maanden
SIDCC 3 maanden
SSID 6 maanden
APISID Advertentie Geplaatst door YouTube (Google) om advertenties aantrekkelijker te maken voor gebruikers en waardevoller voor uitgevers en adverteerders en om informatie over uw voorkeuren te onthouden, zoals de taal of regio van uw voorkeur. 6 maanden
LOGIN_INFO 6 maanden
SAPISID 6 maanden
SID 6 maanden
SIDCC 3 maanden
SSID 6 maanden
IDE Advertentie Slaat een ID op die door DoubleClick (Google) wordt gebruikt om u te volgen op bezochte webpagina’s en om u gepersonaliseerde advertenties te bieden. 2 jaar

U kunt deze cookies blokkeren en verwijderen door de instructies van uw webbrowser te volgen:

Verwerkingsdoeleinden

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons of om, op uw verzoek, stappen te ondernemen om een overeenkomst af te sluiten:
  • Om gebruikers in staat te stellen zich te registreren voor het gebruik van onze diensten;
  • Om u te voorzien van de BookMate-service
  • Waar u uw toestemming hebt gegeven, door het invullen van onze contactformulieren:
  • Om contact met u op te nemen, op uw verzoek, en u meer informatie te geven over onze tool;
  • Om u te contacteren, op uw verzoek, en een afspraak met u te boeken.
  • Indien dit nodig is voor onze gerechtvaardigde belangen, zoals hieronder vermeld, mits uw belangen, vrijheden en fundamentele rechten niet zwaarder wegen:
  • Om de veiligheid van onze website en zijn database te waarborgen;
  • Om de diensten van BookMate te verbeteren en om nieuwe commerciële aanbiedingen te ontwikkelen;
  • Om niet-nominatieve informatie te krijgen over de bezoekers die onze website bezoeken.

Voor deze doeleinden hebben we een afweging uitgevoerd, zoals de wet vereist, en hebben we vastgesteld dat, rekening houdend met de beperkte hoeveelheid persoonsgegevens die we verzamelen, de uitgevoerde verwerking en uw redelijke verwachtingen, uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder wegen dan ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van deze verwerking.

  • Wanneer we aan onze wettelijke verplichtingen, zoals het fiscale rapporteringen, moeten voldoen.

Onthulling en overdracht van persoonsgegevens

Om onze diensten aan u te kunnen leveren en om aan de bovengenoemde doeleinden tegemoet te komen, moeten we uw persoonsgegevens delen met:

  • Medewerkers van CodaBox en Isabel die toegang hebben op een ‘need-to-know’-basis en onderaannemers die een vertrouwelijkheidsovereenkomst met ons hebben ondertekend.
  • Externe verwerkers, gevestigd in de Europese Economische Ruimte, die ons alleen op onze instructies helpen bij de verwerking van uw persoonsgegevens en die onderworpen zijn aan de gepaste vertrouwelijkheidsclausules:
  • OVH, dat instaat voor de hosting van onze website.
  • Google Analytics, dat ons eenvoudige statistieken over het aantal unieke bezoekers op onze website bezorgt.
  • MailChimp, dat ons in staat stelt bulkmailings te versturen voor nieuwsbrieven en marketingcampagnes.
  • Amazon Web Services (AWS), dat instaat voor de hosting van de BookMate-service.
  • YouTube, een onafhankelijke controller, gevestigd in Ierland, die diensten levert voor het weergeven van video’s op onze website.
  • Overheidsinstellingen of regelgevende instanties in overeenstemming met onze rapporteringsverplichtingen.

Beveiliging en bewaring van gegevens

Uw persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld. We nemen alle redelijke maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Dit omvat ook het ontwikkelen van processen en procedures om ongeoorloofde toegang tot of onthulling van uw persoonsgegevens tot een minimum te beperken. We zorgen ervoor dat de derden met wie we uw persoonsgegevens delen eveneens over adequate veiligheidsmaatregelen beschikken. We bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om de in sectie 4 (Verwerkingsdoeleinden) omschreven doeleinden te bereiken, met de onderstaande maximale bewaringstermijnen:

  • De gegevens die worden verzameld wanneer u diensten van ons aankoopt, worden gedurende 10 jaar na het einde van het contract bewaard, zoals vereist door de Belgische wetgeving.
  • Gegevens die worden verzameld wanneer u contact met ons opneemt met de vraag, worden bewaard totdat we uw vragen hebben beantwoord.
  • De verzamelde gegevens voor statistische doeleinden worden gedurende 14 maanden bewaard.
  • Technische logs worden maximaal 60 dagen bewaard.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Er worden geen geautomatiseerde beslissingen over u genomen, noch profielen ontwikkeld in het kader van de in deze verklaring beschreven verwerking.

Uw rechten

U hebt het recht om ons een kopie van uw persoonsgegevens te vragen, om ons te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te corrigeren, te verwijderen of te beperken (actieve verwerking stop te zetten) en om de persoonsgegevens die u ons hebt bezorgd in een gestructureerd, machineleesbaar formaat te verkrijgen. Bovendien kunt u in bepaalde omstandigheden bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (in het bijzonder wanneer we uw persoonsgegevens niet hoeven te verwerken om aan een contractuele of andere wettelijke verplichting te voldoen). Indien we uw toestemming hebben gevraagd, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken; dit heeft echter geen invloed op de verwerking die al vóór de intrekking heeft plaatsgevonden. U kunt uw toestemming intrekken door de aan ons domein gekoppelde cookies te verwijderen. U kunt de bovengenoemde rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen zoals beschreven in de sectie “Contact” hieronder. Deze rechten kunnen beperkt zijn, bijvoorbeeld als het voldoen aan uw verzoek persoonsgegevens van een andere persoon zou onthullen, of als u ons vraagt informatie te verwijderen die we wettelijk verplicht zijn te bewaren of waarvan de bewaring gebaseerd is op een dwingend gerechtvaardigd belang. Als er kwesties zijn die niet werden opgelost, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

Contact

Als u vragen hebt over deze privacyverklaring of contact met ons wil opnemen om welke reden ook in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming, door een e-mail te sturen naar privacy@codabox.com, of door een gedateerd en ondertekend verzoek te sturen naar CodaBox, Diestsepoort 1 – 3000 Leuven, België.

Updates van deze privacyverklaring

We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen, maar zullen dit in elk geval doen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. We zullen u, indien mogelijk, per e-mail op de hoogte brengen van eventuele belangrijke wijzigingen in deze verklaring. Deze verklaring werd voor het laatst gewijzigd en herzien op 26 augustus 2019.