Gebruiksvoorwaarden BookMate

Het BookMate-platform (hierna “BookMate”) wordt u via een website op het internet aangeboden door CodaBox N.V., een vennootschap naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel te 3001 Leuven, Romeinsestraat 10 en die in de Kruispuntbank van Ondernemingen ingeschreven is onder nummer 0840.559.537. (hierna “CodaBox”), en dit ofwel rechtstreeks aan u als boekhoudkantoor (hierna ‘Fiduciaire’) ofwel onrechtstreeks aan u als onderneming (hierna ‘Onderneming’) via uw fiduciaire.

Voor het aanbod van BookMate maakt CodaBox gebruik van de volgende toeleverancier : Clearfacts bvba, een vennootschap naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel te 2060 Antwerpen, Kerkstraat 127.

Aan het gebruik van BookMate zijn onderstaande voorwaarden verbonden. Door BookMate te gebruiken gaat u hiermee akkoord. Afwijkingen van deze gebruiksvoorwaarden zijn alleen bindend indien deze door CodaBox schriftelijk zijn aanvaard.

Lees het volgende goed na.

  1. Aanvaarding

Door het aanvinken van “Ik verklaar hierbij kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met de Gebruiksvoorwaarden en de Privacy Policy voor het gebruik van het digitaal platform BookMate en de inhoud ervan te begrijpen”. Bij uw (eerste) registratie bevestigt u, de Gebruiker van BookMate, dat alle voorwaarden van deze overeenkomst u welbekend zijn en dat u deze zonder voorbehoud uitdrukkelijk aanvaardt. Als u niet akkoord gaat met de gebruiksvoorwaarden kunt u geen gebruik maken van onze onlinedienst en moet u het gebruik van BookMate onmiddellijk beëindigen.

  1. Voorwerp

BookMate is een online platform dat gehost wordt door CodaBox en/of diens toeleveranciers en dat tot doel heeft de communicatie en interactie tussen Fiduciaires en hun Ondernemingen-klanten te automatiseren en te optimaliseren. Voor de toepassing van onderstaande voorwaarden worden Fiduciaires en Ondernemingen gezamenlijk aangeduid als “de  Gebruikers(s)”.

BookMate is geen boekhoudsoftware en er worden dan ook geen expliciete of impliciete garanties verstrekt voor de geschiktheid, verhandelbaarheid of betrouwbaarheid ervan voor specifieke doeleinden m.b.t. de boekhouding, zoals fiscale verplichtingen, financieel beheer of andere doeleinden.

  1. Technische vereisten

CodaBox doet er alles aan om haar toepassing compatibel te maken met elke moderne internet browser. We raden aan om een compatibele internet browser te gebruiken om vlot met de toepassing te kunnen werken.

De toepassing werd uitgebreid en succesvol getest met volgende browsers: Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge, Apple Safari en Opera.

  1. Gebruiksrecht

Middels de aanvaarding van onderliggende gebruiksvoorwaarden verleent CodaBox een tijdelijk, niet-exclusief gebruiksrecht aan de Gebruiker. In hoofde van de Onderneming is dit gebruiksrecht niet overdraagbaar. In hoofde van de Fiduciaire is dit gebruiksrecht beperkt overdraagbaar, in de mate dat de Fiduciaire gerechtigd is om gebruiksrechten toe te kennen aan Ondernemingen-klanten. Dit gebruiksrecht is beperkt tot de interne noden van de organisatie van Gebruiker. Krachtens deze licentie mag ieder gebruik uitsluitend online gebeuren, uitsluitend ten behoeve van de Gebruiker. Het niet-exclusieve tijdelijk gebruiksrecht omvat uitsluitend:

  • Het verlenen aan de Gebruiker van een toegangsrecht tot BookMate. Dit toegangsrecht wordt gerealiseerd door de verlening van een BookMate-account aan elke Gebruiker;
  • Het gebruik van de software en de databanken die verbonden zijn aan BookMate;
  • De hosting van de bestanden van de Gebruiker die verwerkt worden door de software;
  • Het gebruiksrecht wordt enkel verleend voor de exclusieve noden van de eigen, gebruikelijke activiteit van de Gebruiker. Het is de Gebruiker verboden om de broncode van de software rechtstreeks of onrechtstreeks terug samen te stellen of te wijzigen, de software te decompileren, uiteen te halen, te vertalen, aan te passen, of op een andere wijze te veranderen of samen te voegen met een andere software. Het is eveneens strikt verboden om enig intellectueel eigendomsrecht van CodaBox of diens toeleveranciers waaronder – zonder hiertoe beperkt te zijn – de software en BookMate te kopiëren of na te maken.

Met uitzondering van de hogervermelde mogelijkheid voor de Fiduciaire om gebruiksrechten op BookMate te verlenen aan Ondernemingen­-klanten, mag het gebruiksrecht niet (rechtstreeks of onrechtstreeks) aan een derde overgedragen worden door de Gebruiker of mag er geen toegang verleend worden aan een derde tot BookMate en de onlinedienst,  zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van CodaBox. Onder de notie “derde” wordt elke juridische entiteit verschillend van de Gebruiker verstaan.

Het is verboden BookMate te gebruiken voor handelingen die in strijd zijn met de Belgische of andere toepasselijke wet- en regelgeving. In het bijzonder is het verboden om BookMate te gebruiken voor de opslag van bestanden in strijd met relevante auteurswetgeving, of om derden toegang te geven tot de opgeslagen bestanden.

Het is de Gebruiker niet toegestaan zodanig gebruik te maken van BookMate dat daardoor schade kan ontstaan aan BookMate, aan CodaBox en/of aan derden, of waardoor een verstoring in de beschikbaarheid ontstaat.

De Gebruiker verbindt er zich toe BookMate niet te gebruiken voor illegale doeleinden of gedrag dat op enige andere wijze laakbaar is, noch op een illegale, bedrieglijke of schadelijke wijze voor BookMate, CodaBox of derden.

De Gebruiker mag geen inhoud verwerken (i) die op enige manier onwettig, tergend, lasterlijk, onrechtmatig, bedreigend of nadelig is of op om het even welke andere manier laakbaar is; (ii) die hij niet gerechtigd is te verwerken volgens enige wet of ingevolge contractuele of fiduciaire relaties; (iii) die een schending uitmaakt van rechten van een derde partij, waaronder, maar niet beperkt tot intellectuele eigendomsrechten en zakengeheim.

Het gebruiksrecht geeft de Gebruiker geen recht op gratis (i) specifieke aanpassingen of aanvullingen met betrekking tot BookMate, (ii) een substantiële herziening van BookMate en (iii) aanpassingen opgelegd door de wetgever waarvan CodaBox noch de omvang noch de moeilijkheid van verwezenlijking zou hebben kunnen voorzien.

De Gebruiker erkent het recht van CodaBox en diens toeleveranciers om BookMate aan te passen en te verbeteren. De Gebruiker heeft alleen toegang tot de laatst uitgegeven versie van de online dienst. Een eventuele nieuwe versie of update van de online dienst vervangt de originele of vorige versie ervan als gewijzigde versie en is bijgevolg onderhevig aan alle rechten en plichten zoals vermeld in deze overeenkomst. Tijdens de updates kan de online dienst tijdelijk onbeschikbaar zijn voor de Gebruiker.

Indien naar het oordeel van CodaBox hinder, schade of een ander gevaar ontstaat voor het functioneren van de computersystemen of het netwerk van CodaBox of derden en/of van de dienstverlening via internet, is CodaBox gerechtigd alle maatregelen te nemen die zij redelijkerwijs nodig acht om dit gevaar af te wenden dan wel te voorkomen.

CodaBox behoudt zich het recht voor een Gebruiker te allen tijde eenzijdig en zonder voorafgaande kennisgeving de toegang tot BookMate geheel of gedeeltelijk te ontzeggen, meer bepaald in geval van een duidelijke schending van de onderhavige voorwaarden. De Fiduciaire beschikt over een gelijkaardig recht ten aanzien van haar Ondernemingen-klanten.

CodaBox heeft eveneens te allen tijde het recht om het gebruiksrecht van een Gebruiker met betrekking tot BookMate eenzijdig en zonder opgave van reden te beëindigen, mits deze beslissing minstens twee (2) maanden op voorhand wordt meegedeeld aan de betreffende Gebruiker.

  1. Toegang en beschikbaarheid

De Gebruiker krijgt toegang tot BookMate via een BookMate-account. Een BookMate-account bestaat uit een e-mailadres, een wachtwoord en een profiel om de Gebruiker een meer gepersonaliseerde ervaring te leveren. Het is de Gebruiker geenszins toegestaan om zijn account ter beschikking te stellen van derden zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van CodaBox.

De gebruiksvoorwaarden blijven van toepassing zolang de Gebruiker toegang heeft tot BookMate via zijn BookMate-account.

CodaBox streeft naar een maximale en permanente beschikbaarheid bij een normaal gebruik.

CodaBox stelt alles in het werk om, in de mate van het mogelijke, de toegang tot BookMate 7 dagen op 7 en 24 uur op 24 te verzekeren, zonder enige garantie dienaangaande. Deze toegang kan echter worden onderbroken, met name wegens onderhoud en updating, ingevolge storingen, fouten, bugs of omwille van enige andere technische reden.

De Gebruiker schaft zelf de hardware en software aan die noodzakelijk is om toegang te hebben tot BookMate. De Gebruiker is als enige verantwoordelijk voor de keuze en de goede werking van het materiaal (hard- en software) evenals voor het aangaan van een contract met een internet-provider in overeenstemming met de door de CodaBox meegedeelde specificaties.

De Gebruiker is verantwoordelijk voor het goed functioneren van zijn informaticasysteem (materiaal, exploitatiesysteem, configuratie, internetverbinding, software,…) en zijn internettoegang. Hij verbindt er zich uitdrukkelijk toe om de optimale werking en de beveiliging van BookMate niet te verstoren, bijvoorbeeld door virussen of andere schadelijke bestanden of gegevens te gebruiken of door zich toegang te verschaffen tot bestanden of gegevens waartoe hij geen toegang heeft.

CodaBox is niet verantwoordelijk voor de telecommunicatieverbindingen vanaf haar infrastructuur, daar mede onder begrepen de telecommunicatieverbindingen van de Gebruiker. Aangezien BookMate verbonden is aan het gebruik van andere software of toepassingen (zoals de internetbrowser, Windows, …), is CodaBox niet verantwoordelijk voor het gebruik van deze software of toepassingen.

  1. Ondersteuning en opleiding

Ondersteuning van een Onderneming in het gebruik van BookMate wordt in eerste instantie verstrekt door de Fiduciaire die de Onderneming heeft aangesloten en geactiveerd heeft op BookMate. Ondersteuning van een Fiduciaire in het gebruik van BookMate wordt verstrekt door CodaBox.

Alle vragen van de Onderneming met betrekking tot de boekhouding en het beheer ervan dienen opgenomen te worden met haar Fiduciaire. Deze vragen kunnen online doorgegeven worden via de Berichten-functie.

CodaBox zal zelf een redelijk niveau van ondersteuning bieden met betrekking tot de software zelf. Technische problemen, suggesties of opmerkingen met betrekking tot de website of het gebruik van de toepassing dienen te worden doorgeven via support@bookmate.be en worden behandeld tijdens kantooruren.

CodaBox geeft echter geen garantie dat alle feedback (onmiddellijk) wordt verwerkt. Wel is het zo dat alle feedback die bijdraagt tot een verbeterde werking van de toepassing ten zeerste wordt gewaardeerd en zal worden overwogen.

CodaBox stelt adequaat opleidingsmateriaal online beschikbaar. Het auteursrecht op het opleidingsmateriaal berust uitsluitend bij CodaBox en/of haar toeleveranciers. Het is de Gebruiker niet toegestaan het materiaal te verveelvoudigen en/of openbaar te maken. Het gebruik van het opleidingsmateriaal kan enkel aangewend worden voor eigen intern gebruik van de Gebruiker.

  1. Intellectuele eigendom

CodaBox garandeert dat zij over alle benodigde rechten beschikt m.b.t. BookMate, waaronder alle rechten met betrekking tot de onderliggende computerprogrammatuur.

Deze overeenkomst draagt geen enkel intellectueel eigendomsrecht over in eigendom aan de Gebruiker. De intellectuele eigendomsrechten blijven volledig bij CodaBox en eventuele toeleveranciers berusten. Behoudens de intellectuele eigendomsrechten op gegevens welke de Gebruiker zelf middels het gebruik van BookMate opbouwt, de intellectuele eigendomsrechten inzake deze gegevens blijven bij de Gebruiker berusten in zoverre deze niet conflicteren met de intellectuele eigendomsrechten van CodaBox en/of diens toeleveranciers.

De voorafbestaande intellectuele eigendomsrechten op de gegevens, documenten, data en metadata die de Gebruiker via BookMate verwerken, blijven ongewijzigd. CodaBox krijgt een licentie hierop voor zover als nodig om het gebruiksrecht te verlenen.

De Gebruiker zal CodaBox onmiddellijk in kennis stellen van iedere inbreuk op BookMate of enig ander intellectueel eigendomsrecht van BookMate waarvan zij kennis krijgen.

Voor de toepassing van onderhavig artikel wordt onder intellectuele eigendomsrechten verstaan: Alle intellectuele eigendomsrechten, met inbegrip van, maar niet beperkt tot octrooirechten, auteursrechten, rechten op know-how, naburige rechten, merkenrechten, tekeningen- en modelrechten, rechten op domeinnamen, rechten in databanken, rechten in software en op computerprogramma’s en ieder ander sui generis recht.

Elke inbreuk op deze intellectuele rechten kan aanleiding geven tot burgerlijke en strafrechtelijke vervolging.

  1. Aansprakelijkheid

De Gebruiker begrijpt dat BookMate een online toepassing is en dat de software hoofdzakelijk zal werken van op de hardware en infrastructuur ingezet door CodaBox en/of diens toeleveranciers. CodaBox kan niet aansprakelijk worden gehouden wanneer een gebrek of storing van BookMate te wijten is aan (i) netwerk- of communicatieproblemen tussen de Gebruiker en CodaBox, (ii) een storing of een defect in software of hardware die niet afkomstig is van CodaBox, (iii) het feit dat veranderingen of wijzigingen werden aangebracht aan BookMate zonder toestemming van CodaBox, (iv) het gebruik door de Gebruiker van ongeschikte hardware of software, door een manipulatiefout van de Gebruiker, door het tekort aan beveiliging van het systeem van de Gebruiker of door het foutief of frauduleus gebruik van de account door de Gebruiker of door een derde.

CodaBox is evenmin aansprakelijk voor enige links naar of diensten verleend door websites van derde partijen die bereikbaar zijn vanuit BookMate of enige andere connectie of interactie met functionaliteiten van derden.

De aansprakelijkheid van CodaBox ten aanzien van de Gebruiker voor verlies van winst of omzet, onrechtstreekse, gevolg- of incidentele schade door welke oorzaak is uitgesloten, ongeacht of CodaBox op de hoogte werd gesteld van de mogelijkheid van dergelijke verliezen of schade. Voor rechtstreekse schade door toedoen van CodaBox is, indien herstel in natura niet mogelijk is, de totale aansprakelijkheid van CodaBox ten aanzien van de Gebruiker in elk geval beperkt tot vergoeding van de directe vermogensschade en tot een maximum van vijfduizend (5000) €. De Gebruiker dient alle noodzakelijke maatregelen te treffen die redelijkerwijze kunnen worden verwacht om zijn schade te beperken.

De in hiervoor genoemde beperkingen van aansprakelijkheid komen te vervallen:
a. in geval van aanspraken op schadevergoeding ten gevolge van dood of lichamelijk letsel;
b. indien sprake is van opzet of grove fout aan de zijde van de schadeveroorzakende Partij, waaronder begrepen diens werknemers en ingeschakelde derden.

De aansprakelijkheid van CodaBox wegens tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst ontstaat pas nadat de Gebruiker CodaBox in gebreke heeft gesteld. De ingebrekestelling zal schriftelijk geschieden, waarbij aan CodaBox een redelijke termijn wordt gegund om alsnog zijn verplichtingen na te komen.

De Gebruiker heeft via BookMate toegang tot zijn account-gegevens na het ingeven van een door een wachtwoord beschermde login. De vertrouwelijkheid betreffende de login- en wachtwoordgegevens valt onder de exclusieve verantwoordelijkheid van de Gebruiker. De Gebruiker moet elke voorzorg nemen om misbruik van BookMate door de Gebruiker of derde partijen te voorkomen.

CodaBox zal niet in gebreke zijn of anderszins aansprakelijk zijn voor enige vertraging of tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst indien dergelijke vertraging of tekortkoming gebeurt door een oorzaak die onvoorzienbaar en onafhankelijk is van diens redelijke controle, met inbegrip, maar niet beperkt tot de volgende omstandigheden: aardbevingen, overstromingen, branden, epidemie, rellen, terroristische handelingen, gebrek of vertraging van vervoer of communicatie.

Onder overmacht aan de zijde van CodaBox wordt ook verstaan: ziekte van personeel, gebrek aan personeel, stakingen, al dan niet toerekenbare tekortkomingen van toeleveranciers, stroomstoringen en/of uitval, onderbreking of verstoring van netwerkverbindingen aan de zijde van CodaBox evenals elke schade veroorzaakt door een virus of andere vormen van informatie-contaminatie.

  1. Verwerking van persoonsgegevens en cookies

Bij het gebruik van BookMate, kan CodaBox persoonsgegevens van de Gebruiker verwerken en gebruik maken van cookies en vergelijkbare technologieën om een aantal gegevens voor het comfort van de Gebruiker te bewaren en tevens om het gebruik van de applicatie na te gaan met het oog op de verdere verbetering van de dienstverlening en het optimaliseren van de navigatie binnen BookMate. Indien u hier meer over wenst te weten, vragen wij u onze Privacy Policy en Cookie Policy door te nemen. U vindt deze op onze website (zie www.BookMate.be).

CodaBox neemt alle gepaste materiële, elektronische en bestuurlijke maatregelen om de persoonlijke en niet-persoonlijke (onderneming gebonden) gegevens van de Gebruiker tegen ongeoorloofde toegang te beschermen.

De Gebruiker vrijwaart CodaBox tegen elke vordering of aanspraak op schadevergoeding of tot staking vanwege een derde op basis van een inbreuk van zijn rechten op de data of documenten of inbreuk op de toepasselijke wet tot bescherming van de levenssfeer in het kader van de levering van de gebruikslicentie op BookMate. De Gebruiker zal CodaBox bijstaan in haar verdediging en zal haar schadeloos stellen voor al de opgelopen kosten (inclusief de advocatenkosten en rechtsplegingsvergoeding) en de sommen die eventueel door CodaBox aan derden betaald werden.

De Gebruiker erkent dat de verzending van persoonsgegevens via het internet nooit zonder risico is. De Gebruiker erkent en aanvaardt derhalve dat de schade die zij zouden lijden door het onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens door derden die daartoe geen toestemming hebben verkregen, nooit op CodaBox kan worden verhaald.

  1. Vertrouwelijkheid

CodaBox erkent dat de informatie overgemaakt door de Gebruiker in het kader van de dienstverlening alsook de gegevens die de Gebruiker via BookMate overmaakt en gebruikt (“Vertrouwelijke Informatie”), vertrouwelijk zijn. CodaBox verbindt zich ertoe de Vertrouwelijke Informatie niet te wijzigen, noch te gebruiken voor enig ander dan het overeengekomen doel en voorwerp van deze overeenkomst. Wordt niet als Vertrouwelijke Informatie beschouwd de informatie die (i) algemeen bekend is of wordt, zonder openbaarmaking door CodaBox; (ii) CodaBox reeds bekend was voor de openbaarmaking ervan; (iii) onafhankelijk ontwikkeld werd door CodaBox.

CodaBox en de Gebruiker zullen strikte vertrouwelijkheid in acht nemen over de informatie over elkaars organisatie, de inhoud van de bestanden, de werking van de software, etc. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij zal een partij informatie-, gegevensdragers  en gegevens welke haar ter beschikking staan, niet aan derden ter beschikking stellen en aan haar personeel slechts bekend maken voor zover dit nodig is voor het verrichten van de overeengekomen activiteiten.

Het is CodaBox toegestaan te publiceren over de door hem verrichte diensten en werkzaamheden alsmede om methodes e.d. te hergebruiken.

  1. Bewaring van documenten

Onder voorbehoud van de toepassing van artikel 11, laatste paragraaf indien Gebruiker niet langer een gebruiksrecht heeft met BookMate, worden documenten die via BookMate worden ingevoerd en verzonden minimaal zeven (7) jaar bewaard binnen het digitaal archief van BookMate (fiscale bewaarplicht).

CodaBox doet beroep op de cloud services van Amazon Web Services (AWS – https://aws.amazon.com/) voor de bewaring van gegevens, bestanden en documenten die via BookMate worden overgedragen en geraadpleegd. AWS maakt in Europa gebruik van sterk beveiligde data storage centers in Dublin (Ierland) en Frankfurt (Duitsland).

Zie ook: https://aws.amazon.com/blogs/security/all-aws-services-gdpr-ready/

Documenten worden door CodaBox opgeslagen zolang als nodig is om de online dienstverlening te kunnen verstrekken aan de Gebruiker. Bookmate beschikt over functionaliteit om alle documenten (aankoopfacturen, verkoopfacturen en andere stukken) die via BookMate werden opgeslagen en bewaard binnen een bepaald dossier (ondernemingsnummer), selectief te kunnen downloaden (als pdf) na de stopzetting van het gebruiksrecht van Gebruiker met betrekking tot BookMate. De document-historiek kan vervolgens worden overgeplaatst naar een opslagmedium naar keuze van de Gebruiker en dit in een periode van maximaal twee (2) maanden volgend op de stopzetting van het gebruiksrecht. De aanvraag voor een dergelijke download dient overgemaakt te worden door de Fiduciaire van de Onderneming.

  1. Hyperlinks en links naar websites van derden

De websites buiten de domeinen en subdomeinen van BookMate, en in het bijzonder de ruimten waarnaar de Gebruiker kan worden verwezen door middel van (hyper)links, met inbegrip van deeplinking, blijven de alleen-verantwoordelijkheid van de houders van die websites en zijn uitsluitend de houders van die websites aansprakelijk.

CodaBox kan immers geen permanente controle uitoefenen op deze websites, noch enige aansprakelijkheid aanvaarden voor hun inhoud, en met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens waartoe daarin wordt overgegaan. De invoeging van deze links houdt bijgevolg geen goedkeuring in door CodaBox van de elementen aanwezig op deze websites.

Links naar BookMate zijn niet toegestaan zonder de voorafgaande toestemming van de Leveranciers.

  1. Toepasselijk Recht en Bevoegdheid

Alle geschillen verbonden met of ontstaan uit (het gebruik van) BookMate alsook de toepassing en interpretatie van onderhavige voorwaarden worden beheerst door het Belgisch recht, waarbij de rechtbanken van het arrondissement waar de maatschappelijke zetel van CodaBox gelegen is, uitsluitend bevoegd zijn.