1 Généralités

La présente déclaration explique comment, en sa qualité de responsable du traitement, CodaBox, faisant partie du Isabel Group (« Isabel », « nous », « nos », « notre »), dont les bureaux sont situés à Diestsepoort 1 – 3000 Leuven (téléphone : +32 2 880 84 80), traite les données à caractère personnel que nous collectons auprès de vous, via le site web www.bookmate.be et lorsque vous utilisez les services the BookMate.

2 Les informations que nous collectons

Lorsque vous vous enregistrez sur www.bookmate.be pour utiliser les services de BookMate, nous collectons les types de données à caractère personnel suivants vous concernant :

  1. Données d’identification : vos nom, numéro de téléphone, numéro de membre IEC ou IPCF et adresse email.
  2. Données relatives à votre emploi : le nom de la société pour laquelle vous travaillez et son adresse.
  3. Information vous concernant : votre langue de préférence.

Lorsque vous surfez sur notre site web, nous collectons les types de données à caractère personnel suivants vous concernant :

  1. Données d’identification : votre adresse IP.
  2. Données relatives à la sécurité : journaux de sécurité, journaux de connexion et d’activité, et agent utilisateur de votre navigateur.

Lorsque vous utilisez les services de BookMate, nous collectons les types de données à caractère personnel suivants vous concernant :

  1. Données d’identification : vos nom, titre, adresse email, numéro de téléphone, numéro de fax et adresse IP.
  2. Information vous concernant : votre langue de préférence.
  3. Données relatives à votre emploi : le nom de la société pour laquelle vous travaillez, son numéro de TVA, sa forme légale, son numéro de compte bancaire et ses fournisseurs de services financiers.
  4. Données relatives à la sécurité : journaux de sécurité, journaux de connexion et d’activité, et agent utilisateur de votre navigateur.

Lorsque vous utilisez les services de BookMate, vous et votre comptable êtes et restez responsables de toute autre donnée à caractère personnel téléchargée ; nous agissons en tant que sous-traitant quant à ces données.

3 Cookies

Nous utilisons des cookies sur notre site web afin de récolter des statistiques quant au nombre de visiteurs uniques et de pages consultées.

Un cookie est un petit fichier de texte qui est téléchargé sur votre ordinateur ou votre smartphone lorsque vous accédez à un site web. Il permet à ce site de reconnaître cet ordinateur ou ce smartphone et d’enregistrer certaines informations sur vos préférences ou actions passées.

Nous utilisons 4 types de cookies sur notre site internet :

  1. Cookies essentiels : ces cookies sont nécessaires pour que notre site web fonctionne correctement et vous fournisse les services que vous demandez. Vous pouvez bloquer ces cookies via les paramètres de votre navigateur, mais cela pourrait empêcher le site de fonctionner.
  2. Cookies de mesure d’audience : ces cookies nous servent à connaitre le nombre de visiteurs de notre site, le nombres de pages vues, l’activité des visiteurs et leur fréquence de retour sur le site. Vous pouvez bloquer ces cookies via les paramètres de votre navigateur.
  3. Cookies publicitaires : ces cookies sont utilisés uniquement si vous donnez votre accord. Ils sont utilisés pour mieux vous connaitre et vous présenter des offres qui vous correspondent au mieux.
  4. Cookies traceurs : ces cookies sont utilisés uniquement si vous donnez votre accord en cliquant OK sur la bannière apparaissant en bas de l’écran de votre navigateur. Ils sont utilisés pour mieux vous connaitre et vous reconnaitre lorsque vous visitez notre site internet plusieurs fois.

Les cookies suivants peuvent être placés par notre site web, en fonction des paramètres de votre navigateur et de votre accord préalable :

Nom du cookie Type Objectif Durée de stockage
SERVERID[ID] Essentiel Stocke les informations relatives à la session de navigation. Durée de la session
wp-settings-1 Essentiel Stocke les informations relatives aux préférences de l’utilisateur. 1 an
wp-settings-time-1 1 an
CONSENT Essentiel Placé par Google pour stocker les consentements reçus ou non. 19 ans
CONSENT Essentiel Placé par YouTube (Google) pour stocker les consentements reçus ou non. 19 ans
HSID Essentiel Placé par Google pour authentifier les utilisateurs, prévenir l’utilisation frauduleuse des informations de connexion et protéger les utilisateurs de tiers non autorisés. 6 mois
HSID Essentiel Placé par YouTube (Google) pour authentifier les utilisateurs, prévenir l’utilisation frauduleuse des informations de connexion et protéger les utilisateurs de tiers non autorisés. 6 mois
VISITOR_INFO1_LIVE Essentiel Placé par YouTube (Google) pour stocker votre préférence de langue et identifier quelle version de l’interface YouTube vous utilisez. 240 jours
_ga Mesure d’audience Comptage anonymes des visiteurs du site par Google. 2 ans
_gat_gtag_[User ID] 1 minute
_gid 1 jour
PREF Mesure d’audience Stocke un identifiant utilisé par YouTube (Google) pour générer des statistiques concernant les vidéos que vous avez consultées. 10 ans
YSC Durée de la session
1P_JAR Publicitaire / Traceur

 

Placés par Google pour rendre les publicité plus intéressantes pour l’utilisateur et plus efficaces pour les éditeurs et les annonceurs. Ces cookies servent également à mémoriser vos préférences de langue ou de région. 1 mois
APISID 6 mois
NID 6 mois
SAPISID 6 mois
SID 6 mois
SIDCC 6 mois
SSID 6 mois
APISID Publicitaire / Traceur Placés par YouTube (Google) pour rendre les publicité plus intéressantes pour l’utilisateur et plus efficaces pour les éditeurs et les annonceurs. Ces cookies servent également à mémoriser vos préférences de langue ou de région. 6 mois
LOGIN_INFO 6 mois
SAPISID 6 mois
SID 6 mois
SIDCC 6 mois
SSID 6 mois
IDE Publicitaire / Traceur Stocke un identifiant utilisé par DoubleClick (Google) pour vous suivre sur les différentes pages web que vous consultez et vous fournir des publicités personnalisées. 2 ans

 

Vous pouvez bloquer et supprimer ces cookies en suivant les instructions données par votre navigateur :

4 Finalités du traitement

Vos données à caractère personnel sont traitées pour les finalités suivantes :

  1. Lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande :
  2. Pour que vous puissiez vous inscrire afin d’utiliser nos services ;
  3. Pour vous fournir les services de BookMate.
  4. Lorsque vous avez donné votre accord, en complétant nos formulaires de contact, afin de :
  5. Nous permettre de vous contacter, à votre demande, et de vous fournir plus d’information relative à nos services ;
  6. Nous permettre de vous contacter, à votre demande, et de planifier un rendez-vous.
  7. Si nécessaire pour nos intérêts légitimes, tels qu’énoncés ci-dessous, à moins que ne prévalent vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux :
  8. Assurer la sécurité de notre site web et de ses bases de données ;
  9. Améliorer nos services et développer de nouvelles offres commerciales ;
  • Collecter des statistiques non nominatives concernant le nombre de visiteurs consultant notre site web.

A ces fins, nous avons, comme l’exige la loi, mis en balance nos intérêts légitimes et vos droits fondamentaux et nous avons constaté que, compte tenu des données à caractère personnel limitées collectées, du traitement réalisé et de vos attentes raisonnables, vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux ne prévalent pas sur notre intérêt légitime.

  1. Lorsque cela s’avère nécessaire pour que nous puissions remplir nos obligations légales, par exemple pour respecter nos obligations en matière de déclaration fiscale.

5 Divulgation et transfert de données à caractère personnel

Pour pouvoir vous fournir nos services et répondre aux finalités ci-dessus, nous devons partager vos données à caractère personnel avec :

  1. Les collaborateurs de CodaBox et Isabel qui doivent y avoir accès pour pouvoir remplir leur fonction et les sous-traitants qui ont signé un accord de confidentialité avec nous.
  2. Les sous-traitants, exerçant dans l’Espace Economique Européen, qui procèdent aux traitement de vos données uniquement selon nos instructions. Ces sous-traitants sont soumis à des clauses de protection des données et de confidentialité.
    1. OVH, qui est responsable de l’hébergement de notre site internet ;
    2. Google Analytics, qui nous fournit des statistiques simples sur le nombre de visiteurs uniques de notre site internet ;
    3. MailChimp, qui nous permet d’envoyer des emails en grande quantité pour nos newsletters et campagne marketing ;
  1. Amazon Web Services (AWS), qui est responsable de l’hébergement de la platforme BookMate.
  2. YouTube, un responsable de traitement indépendant, basé en Irlande, qui fournit les services de diffusion de vidéos sur notre site internet .
  3. Les administrations publiques et organismes de réglementation conformément à nos obligations de reporting.

6 Sécurité et conservation des données

Vos données à caractère personnel sont et seront conservées de manière strictement confidentielle.

Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour protéger vos données à caractère personnel. Ces mesures incluent notamment la mise sur pied de processus et procédures visant à minimiser l’accès non autorisé à vos données à caractère personnel ou la divulgation de ces données. Nous nous assurons que les tierces parties avec lesquelles nous partageons vos données à caractère personnel ont mis en place les mesures de sécurité appropriées.

Nous conserverons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire aux fins spécifiées au point 4 (Finalités du traitement) et pour les durées maximales définies ci-dessous :

  1. Les données collectées lorsque vous nous achetez un service sont conservées pendant 10 ans après la fin du contrat nous liant, comme requis par la loi belge.
  2. Les données collectées lorsque vous nous contactez sont conservées jusqu’à ce que nous ayons traité votre demande.
  3. Les données collectées pour des raisons statistiques sont conservées pendant 14 mois.
  4. Les journaux techniques sont conservés pendant 60 jours.

7 Décision individuelle automatisée et profilage

Aucune décision automatisée ni profilage ne sera prise/réalisé à votre sujet dans le cadre du traitement décrit dans cette déclaration.

8 Vos droits

Vous avez le droit de nous demander une copie de vos données à caractère personnel, de nous demander de corriger, supprimer ou limiter le traitement de vos données à caractère personnel (ou d’en arrêter le traitement actif) ; d’obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez communiquées dans un format structuré, lisible par une machine. Vous pouvez en outre vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel dans certains cas (notamment lorsque nous ne devons pas traiter vos données à caractère personnel pour répondre à une exigence contractuelle ou légale).

Si nous vous avons demandé votre accord, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Cela n’affectera cependant pas le traitement déjà effectué avant le retrait de votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement en supprimant les cookies associés à notre domaine.

Vous pouvez exercer les droits précités en prenant contact avec nous comme décrit ci-dessous dans le point « Contactez-nous ».

Ces droits peuvent être limités, par exemple si le fait de répondre à votre demande entraîne la divulgation de données à caractère personnel relatives à d’autres personnes, ou si vous nous demandez de supprimer des informations que nous devons conserver en raison d’exigences légales ou d’un intérêt légitime contraignant.

S’il reste des points de contestation non résolus, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/

9 Contactez-nous

Pour toute question relative à la présente Déclaration de confidentialité, ou si vous désirez nous joindre pour quelque raison que ce soit en relation avec le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez-vous adresser à notre Délégué à la Protection des Données, en envoyant un email à privacy@codabox.com, ou une demande datée et signée à CodaBox, Diestsepoort 1 – 3000 Leuven, Belgique.

10 Mises à jour de cette déclaration de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment la présente déclaration, mais toujours conformément aux lois et réglementations applicables. Dans la mesure du possible, nous vous informerons par email de tout changement substantiel apporté à la présente déclaration.

La dernière modification/révision de cette déclaration date du 26 août 2019.