Conditions d’utilisation BookMate

La plateforme BookMate (ci-après « BookMate ») vous est proposée, par le biais d’un site Web sur Internet, par CodaBox S.A., une société de droit belge ayant son siège social à 3001 Louvain, Romeinsestraat 10, immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0840.559.537. (ci-après « CodaBox »). BookMate vous est proposée par CodaBox ou bien directement en votre qualité de fiduciaire (‘ci-après « Fiduciaire ») ou bien indirectement par l’intermédiaire de votre Fiduciaire en votre qualité d’entreprise (‘ci-après « Entreprise »).

Pour l’offre de BookMate, CodaBox  utilise le sous-traitant suivant : Clearfacts sprl, une société de droit belge ayant son siège social à 2060 Anvers, Kerkstraat 127.

L’utilisation de BookMate est soumise au respect des conditions ci-dessous. En utilisant BookMate, vous acceptez ces conditions. Les dérogations à ces conditions d’utilisation ne sont contraignantes que si elles ont été acceptées par écrit par CodaBox.

Lisez attentivement les paragraphes suivants.

  1. Acceptation

En cochant la case « Je déclare par la présente que j’ai pris connaissance de et que je suis d’accord avec les Conditions d’utilisation et la Politique de vie privée pour l’utilisation de la plateforme digitale BookMate et que je comprends leur contenu ». Lors de la mise en service, vous confirmez, en tant qu’Utilisateur de BookMate, que toutes les conditions à ce contrat vous sont connues et que vous les acceptez expressément et sans réserve. Si vous n’êtes pas d’accord avec les conditions d’utilisation, vous ne pouvez pas utiliser notre service en ligne et vous devez immédiatement cesser d’utiliser BookMate.

  1. Objet

BookMate est un logiciel proposé sur un site Web via l’Internet qui est hébergé par CodaBox et/ou ses sous-traitants, et qui a pour but d’automatiser et d’optimiser la communication et l’interaction entre Fiduciaires et leurs Entreprises-clients. Pour l’application des présentes conditions d’utilisation, les Fiduciaires et les Entreprises sont nommés conjointement les « Utilisateurs ».

BookMate n’est pas un logiciel de comptabilité. Aucune garantie explicite ou implicite n’est fournie concernant son adéquation, sa négociabilité ou sa fiabilité à des fins spécifiques liées à la comptabilité, notamment concernant des obligations fiscales, la gestion financière ou à d’autres fins.

  1. exigences techniques

CodaBox met tout en œuvre pour rendre son application compatible avec chaque navigateur Internet moderne. Nous conseillons d’utiliser un navigateur Internet compatible pour travailler aisément avec l’application.

L’application a passé avec succès des tests approfondis avec les navigateurs suivants: Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge, Apple Safari et Opera.

  1. Droit d’utilisation

Moyennant l’acceptation des conditions d’utilisation ci-dessous, CodaBox accorde un droit d’utilisation temporaire, non exclusif à l’Utilisateur. Dans le chef de l’Entreprise, ce droit d’utilisation est incessible. Dans le chef de la Fiduciaire, ce droit d’utilisation est cessible de façon limitative, dans la mesure ou  la Fiduciaire est autorisée à accorder des droits d’utilisation à des Entreprises-clients. Ce droit est limité aux besoins internes de l’organisation ou de l’entreprise de l’Utilisateur. En vertu de cette licence, BookMate ne peut être utilisé qu’en ligne, exclusivement au bénéfice de l’Utilisateur. Le droit d’utilisation temporaire et non exclusif comprend exclusivement :

  • L’octroi à l’Utilisateur d’un droit d’accès à l’application Ce droit d’accès prend la forme de l’octroi d’un compte BookMate à chaque Utilisateur ;
  • L’utilisation du logiciel et des bases de données liées à BookMate ;
  • L’hébergement des fichiers de l’Utilisateur traités par le logiciel ;
  • Le droit d’utilisation n’est accordé que pour les besoins exclusifs de l’activité propre, habituelle, de l’Utilisateur. Il est interdit à l’Utilisateur de recomposer ou de modifier directement ou indirectement le code source du logiciel, de décompiler le logiciel, de le démonter, de le traduire, de l’adapter ou de le modifier de toute autre manière ou de le fusionner avec un autre logiciel. Il est également strictement défendu de copier ou de reproduire tout droit de propriété intellectuelle de CodaBox ou de ses sous-traitants, dont – sans s’y limiter – le logiciel et la plate-forme BookMate.

A l’exception du droit susmentionné de la Fiduciaire d’accorder un droit d’utilisation sur BookMate à ses Entreprises-clients, Il est défendu à l’Utilisateur de céder le droit d’utilisation à un tiers, ou d’octroyer (directement ou indirectement) à un tiers l’accès aux services en ligne et à la plateforme BookMate sans l’autorisation écrite préalable de CodaBox. Par « tiers », on entend toute entité juridique différente de l’Utilisateur.

Il est défendu d’utiliser BookMate pour des actes contraires à la législation et à la réglementation belge ou à toute autre réglementation ou législation applicable. En particulier, il est interdit d’utiliser BookMate pour le stockage de fichiers en infraction avec la législation applicable en matière de droits d’auteur, ou d’octroyer à des tiers un accès aux fichiers stockés.

Il est interdit à l’Utilisateur d’utiliser BookMate d’une manière susceptible de porter préjudice à BookMate, à CodaBox et/ou à des tiers, ou d’en perturber la disponibilité.

L’Utilisateur s’engage à ne pas utiliser BookMate à des fins illégales ou dans le cadre d’un comportement qui serait répréhensible de toute autre manière, ou de manière illégale, trompeuse ou préjudiciable pour BookMate, CodaBox ou des tiers.

L’Utilisateur ne peut traiter aucun contenu (i) qui serait, de quelque manière que ce soit, illégal, provoquant, diffamatoire, irrégulier, menaçant ou préjudiciable, ou qui serait répréhensible de quelque autre manière ; (ii) qu’il n’est pas habilité à traiter en vertu d’une loi ou de relations contractuelles ou fiduciaires ; (iii) qui constitue une violation des droits d’une partie tierce, dont, sans s’y limiter, les droits de propriété intellectuelle et le secret des affaires.

Le droit d’utilisation ne confère à l’Utilisateur aucun droit à (i) des adaptations ou compléments spécifiques gratuits de BookMate, (ii) une révision substantielle gratuite de BookMate et (iii) des adaptations gratuites imposées par le législateur dont CodaBox n’aurait pu prévoir ni l’ampleur, ni la difficulté de réalisation.

L’Utilisateur reconnaît que le droit de CodaBox et de ses sous-traitants d’améliorer et d’adapter BookMate. L’Utilisateur n’a accès qu’à la dernière version éditée du service en ligne. Toute nouvelle version mise à jour du service en ligne remplace la version précédente au titre de version modifiée et est par conséquent soumise à l’ensemble des droits et obligations prévus par ce contrat. Il se peut que le service soit temporairement indisponible pour l’Utilisateur pendant les mises à jour.

Si elle estime que le fonctionnement des systèmes informatiques ou du réseau de CodaBox ou de tiers et/ou du service via Internet est perturbé, endommagé ou exposé à tout autre risque, CodaBox est habilitée à prendre toutes les mesures qu’elle estime raisonnablement nécessaires pour parer ou prévenir ce risque.

CodaBox se réserve à tout moment le droit de priver en tout ou en partie un Utilisateur de son accès à BookMate unilatéralement et sans notification préalable, notamment en cas de violation manifeste des présentes conditions.

De surplus, CodaBox a le droit de mettre fin, de façon unilatérale et sans justification, au droit d’utilisation d’un Utilisateur sur BookMate, à condition que cette décision soit notifiée à l’Utilisateur concerné au moins deux (2) mois à l’avance.

  1. Accès et disponibilité

L’Utilisateur a accès à BookMate via un compte BookMate. Un compte BookMate se compose d’une adresse e-mail, d’un mot de passe et d’un profil destiné à fournir une expérience plus personnalisée à l’Utilisateur. L’Utilisateur n’est en aucun cas habilité à mettre son compte à la disposition de tiers sans autorisation écrite et préalable de CodaBox.

Les conditions d’utilisation restent d’application tant que l’Utilisateur a accès à BookMate via son compte BookMate.

CodaBox a pour ambition d’offrir une disponibilité maximale et permanente en cas d’usage normal.

CodaBox met tout en œuvre pour garantir dans la mesure du possible un accès à BookMate 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, sans apporter la moindre garantie en la matière. Cet accès peut cependant être interrompu, notamment en cas d’entretien et de mise à jour, en cas de panne, d’erreur, de bug et pour toute autre raison technique.

L’Utilisateur acquiert lui-même le hardware et les logiciels nécessaires pour avoir accès à BookMate. L’Utilisateur est seul responsable du choix et du bon fonctionnement du matériel (hardware et software) ainsi que de la conclusion d’un contrat avec un fournisseur Internet conformément aux spécifications communiquées par CodaBox.

L’Utilisateur est responsable du bon fonctionnement de son système informatique (matériel, système d’exploitation, configuration, connexion Internet, logiciels requis…) et de son accès à Internet. Il s’engage expressément à ne pas perturber le fonctionnement optimal et la sécurité de BookMate, notamment en évitant les virus ou autres fichiers ou données malveillants et en s’abstenant d’accéder à des fichiers ou données auxquels l’accès lui est interdit.

CodaBox n’est pas responsable des connexions de télécommunication à partir de leur infrastructure, y compris les connexions de télécommunications de l’Utilisateur. BookMate étant lié à l’utilisation d’autres logiciels et applications (comme le navigateur Internet, Windows, …), CodaBox n’est pas responsable de l’utilisation de ces logiciels ou applications.

  1. Support et formation

Le support à une Entreprise concernant l’utilisation de BookMate est en premier lieu fourni par la Fiduciaire qui a affilié et activé l’Utilisateur sur la plate-forme BookMate. Le support à une Fiduciaire concernant l’utilisation de BookMate est fourni par  CodaBox.

Toutes les questions d’une Entreprise relatives à la comptabilité et à sa gestion doivent être traitées avec sa Fiduciaire. Ces questions peuvent être transmises en ligne via la fonction Messages.

CodaBox fournira elle-même un niveau raisonnable de support concernant le logiciel proprement dit. Les problèmes techniques, suggestions ou remarques concernant le site ou l’utilisation de l’application doivent être transmis via support@bookmate.be et seront traités pendant les heures de bureau.

CodaBox ne garantit pas le traitement (immédiat) de l’ensemble du feed-back. Toutefois, tout feed-back qui contribue à une amélioration du fonctionnement de l’application sera très apprécié et pris en compte.

CodaBox met un matériel de formation adéquat à disposition en ligne. Les droits d’auteurs sur le matériel de formation appartiennent exclusivement à CodaBox et/ou ses sous-traitants. Il est défendu à l’Utilisateur de reproduire ou de publier le matériel. L’Utilisateur ne peut utiliser le matériel de formation que pour usage interne.

  1. Propriété intellectuelle

CodaBox garantit qu’elle dispose de tous les droits nécessaires concernant BookMate, dont tous les droits relatifs à la programmation informatique sous-jacente.

Ce contrat n’implique aucune cession de droits de propriété intellectuelle à l’Utilisateur. Les droits de propriété intellectuelle continuent à appartenir intégralement à CodaBox et aux éventuels sous-traitants. Hormis les droits de propriété intellectuelle sur les données que l’Utilisateur constitue lui-même en utilisant BookMate, les droits de propriété intellectuelle concernant ces données continuent à appartenir à l’Utilisateur dans la mesure où ils ne sont pas en conflit avec les droits de propriété intellectuelle de CodaBox et/ou de ses sous-traitants.

Les droits de propriété intellectuelle préexistants sur les informations, documents, données et métadonnées traités par l’Utilisateur via BookMate restent inchangés. CodaBox reçoit une licence sur ces droits dans la mesure où elle est nécessaire pour accorder le droit d’utilisation.

L’Utilisateur informera immédiatement CodaBox de toute infraction concernant BookMate ou tout autre droit de propriété intellectuelle de BookMate dont il aurait connaissance.

Pour l’application du présent article, on entend par droit de propriété intellectuelle : l’ensemble des droits de propriété intellectuelle, y compris, mais sans s’y limiter, les droits de brevets, les droits d’auteur, les droits sur le savoir-faire, les droits connexes, les droits de marques, les droits de dessins et de modèles, les droits sur les noms de domaine, les droits sur les bases de données, les droits sur les logiciels et les programmes informatiques et les autres droits sui generis.

Toute infraction à ces droits intellectuels peut donner lieu à des poursuites civiles et pénales.

  1. Responsabilité

L’Utilisateur comprend que BookMate est une application en ligne et que le logiciel fonctionnera principalement depuis le hardware et l’infrastructure déployés par CodaBox et/ou par ses sous-traitants. CodaBox ne peut être tenue pour responsable d’une défaillance ou d’une panne de BookMate imputable à (i) des problèmes de réseau ou de communication entre l’Utilisateur et CodaBox, (ii) une panne ou une défaillance du software ou du hardware qui ne provient pas de CodaBox, (iii) des changements ou modifications apportés à BookMate sans l’autorisation de CodaBox (iv) l’utilisation par l’Utilisateur d’un hardware ou d’un software inapproprié, une erreur de manipulation de l’Utilisateur, un manque de sécurisation du système de l’Utilisateur ou l’usage fautif ou frauduleux du compte par l’Utilisateur ou un tiers.

CodaBox ne sera pas non plus tenue pour responsable des liens vers ou services fournis par des sites Web de parties tierces accessibles à partir de BookMate ou de toute autre connexion ou interaction avec des fonctionnalités de tiers.

CodaBox décline toute responsabilité vis-à-vis de l’Utilisateur en cas de perte de bénéfices ou de chiffre d’affaires, ou de dommages indirects ou collatéraux, quelle qu’en soit la cause, que CodaBox ait été informée ou non de la possibilité de ces pertes ou dommages. Pour les dommages directement imputables à l’action de CodaBox, si une réparation en nature n’est pas possible, la responsabilité totale de CodaBox vis-à-vis de l’Utilisateur se limite en tout cas à la réparation des dommages patrimoniaux directs et est plafonnée à un montant maximal de cinq mille (5000) €. L’Utilisateur prendra toutes les mesures nécessaires qui peuvent être raisonnablement attendues pour limiter les dommages.

Les restrictions de responsabilité précitées ne s’appliquent pas :
a. en cas de demande d’indemnités à la suite d’un décès ou de dommages corporels ;
b. s’il est question de dol ou de faute grave de la part de la partie à l’origine du dommage, y compris ses travailleurs ou les tiers auxquels elle a fait appel.

La responsabilité de CodaBox pour non-respect du contrat ne naît qu’après mise en demeure de CodaBox par l’Utilisateur. La mise en demeure s’effectuera par écrit et accordera un délai raisonnable à CodaBox pour respecter ses obligations.

L’Utilisateur a accès aux données de son compte via BookMate après avoir saisi un identifiant protégé par un mot de passe. La confidentialité de l’identifiant et du mot de passe relève de la responsabilité exclusive de l’Utilisateur. L’Utilisateur prendra toutes les précautions nécessaires pour éviter tout abus de BookMate par lui-même ou des parties tierces.

CodaBox ne sera mis en cause ni ne verra sa responsabilité engagée d’une autre manière pour un retard ou un manquement dans l’exécution du contrat si la cause du retard ou du manquement en question est imprévisible et indépendante de son contrôle raisonnable, y compris, sans s’y limiter, dans les circonstances suivantes : tremblement de terre, inondation, incendie, épidémie, troubles à l’ordre public, actes terroristes, défaillance ou retard en matière de transport ou de communication.

Par force majeure dans le chef de CodaBox, on entend également : maladie du personnel, manque de personnel, grève, manquements imputables ou non à des sous-traitants, panne ou interruption de courant, interruption ou perturbation des connexions réseaux dans le chef de CodaBox ainsi que tout dommage causé par un virus ou d’autres formes de contamination informatique.

  1. Traitement des données personnelles et cookies

Lors de l’utilisation de BookMate, CodaBox peut traiter des données à caractère personnel de l’Utilisateur et recourir à des cookies et des technologies comparables afin de conserver certaines données pour le confort de l’Utilisateur ainsi que pour contrôler l’utilisation de l’application en vue de l’amélioration continue du service et de l’optimisation de la navigation au sein de BookMate. Si vous souhaitez en savoir davantage, nous vous prions de parcourir notre Politique de vie privée  et notre Politique en matière de cookies. Vous pouvez les trouver sur notre site internet (voir www.bookmate.be).

CodaBox prend toutes les mesures matérielles, électroniques et managériales adéquates pour protéger les données personnelles et non personnelles (liées à l’entreprise) de l’Utilisateur contre un accès non autorisé.

L’Utilisateur préserve CodaBox de toute action ou demande d’indemnités ou en cessation introduite par un tiers pour violation de ses droits sur les données ou documents ou infraction à la loi applicable en matière de protection de la vie privée dans le cadre de l’octroi de la licence d’utilisation de BookMate. L’Utilisateur assistera CodaBox dans sa défense et l’indemnisera de tous les frais encourus (y compris les frais d’avocats et les indemnités de procédure) et des sommes qui ont éventuellement été payées par CodaBox à des tiers.

L’Utilisateur reconnaît que l’envoi de données personnelles sur Internet n’est jamais sans risque. L’Utilisateur reconnaît et accepte par conséquent qu’il ne pourra jamais demander réparation à CodaBox des dommages qu’il pourrait subir à la suite de l’utilisation irrégulière de données personnelles par des tiers qui n’ont pas obtenu d’autorisation à cet effet.

  1. Confidentialité

CodaBox reconnaît le caractère confidentiel des informations transmises par l’Utilisateur dans le cadre du service ainsi que des données que transmet et utilise l’Utilisateur via BookMate (« Informations confidentielles »). CodaBox s’engage à ne pas modifier les Informations confidentielles, et à ne les utiliser à aucune autre fin que la finalité et l’objet de ce contrat. Ne sont pas considérées comme Informations confidentielles les informations (i) qui sont ou deviennent généralement publiques, sans avoir été rendues publiques par CodaBox ; (ii) dont CodaBox avait déjà connaissance avant leur publication ; (iii) qui ont été développées de manière indépendante par CodaBox.

CodaBox et l’Utilisateur respecteront une stricte confidentialité concernant les informations relatives à leur organisation mutuelle, le contenu des fichiers, le fonctionnement du logiciel, etc. Sauf autorisation écrite et préalable de l’autre partie, les parties ne mettront pas à la disposition de tiers les données et supports de données et d’informations qui sont à leur disposition et ne les porteront à la connaissance de leur personnel que dans la mesure où cela est nécessaire à l’accomplissement des activités convenues.

CodaBox est autorisée à publier des informations sur les services et travaux effectués par lui, et à réutiliser ses méthodes, etc.

  1. Conservation de documents

Sous réserve de l’application de l’article 11, dernier § au cas où l’Utilisateur n’a plus un droit d’utilisation sur BookMate, les documents saisis et envoyés via BookMate sont conservés pendant au moins sept (7) ans dans les archives numériques de BookMate (délai légal de conservation en matière fiscale).

CodaBox fait appel aux services cloud d’Amazon Web Services (AWS – https://aws.amazon.com) pour la conservation de données, fichiers et documents transmis et consultés via BookMate. En Europe, AWS utilise des centres de stockage de données hautement sécurisés à Dublin (Irlande) et Francfort (Allemagne).

Voir aussi : https://aws.amazon.com/blogs/security/all-aws-services-gdpr-ready/

CodaBox stocke les documents aussi longtemps que nécessaire pour pouvoir fournir le service en ligne à l’Utilisateur. BookMate dispose d’une fonctionnalité permettant de télécharger de manière sélective (sous format pdf) tous les documents (factures d’achat, factures de vente et autres pièces comptables) qui ont été stockés et conservés via BookMate dans un dossier donné (numéro l’entreprise) au terme du contrat entre CodaBox et l’Utilisateur. L’historique des documents pourra ensuite être transféré sur un support de stockage du choix de l’Utilisateur, et ce, dans un délai de maximum deux (2) mois à compter de la fin du contrat ou de la « désactivation » du dossier. La demande de téléchargement doit être transmise par le bureau responsable du service administratif et financier.

  1. Hyperliens et liens vers des sites Web de tiers

Les sites Web en dehors des domaines et sous-domaines de BookMate, et en particulier les endroits vers lesquels l’Utilisateur est renvoyé au moyen de liens et d’hyperliens, y compris par « lien profond » (deeplinking), restent la seule responsabilité des titulaires de ces sites Web et relèvent exclusivement de la responsabilité civile des titulaires de ces sites Web.

CodaBox ne peut en effet pas assurer de contrôle permanent sur ces sites Web, ni accepter la moindre responsabilité pour leur contenu et la manière dont les données personnelles y sont traitées. L’ajout de ces liens n’implique par conséquent pas l’approbation par CodaBox des éléments présents sur ces sites Web.

Il est défendu d’établir des liens vers BookMate sans l’autorisation préalable de CodaBox.

  1. Droit applicable et compétence

Tout litige lié à ou naissant de (l’utilisation de) BookMate ou de l’application et l’interprétation des présentes conditions est régi par le droit belge, les tribunaux de l’arrondissement où est établi le siège social de CodaBox en ayant la compétence exclusive.